Design et Professionelt Callflow

Forslag til design af dit Callflow

Få en Professionel TelefonProfil i din virksomhed

Der er mange måder, du kan byde dine kunder velkomne på i telefonen.

Men præcis hvordan du vælger at gøre, betyder en del… for en Velkomstbesked i dit callflow er trods alt det først indtryk: “Din virksomheds ansigt” ud til væreden. Et callflow – eller en “telefonprofil” er ikke “bare”…

For at give dig nogle idéer til, hvordan det kan gøres og, hvordan du kan komme i gang, har vi her samlet lidt inspiration med nogle forslag og eksempler på IVR (Interactive Voice Response) telefonbeskeder til dig, som du kan se nedenfor.

Beskederne er nyttige som inspiration – men HUSK! Du skal designe dine egne (eller lade os hjælpe dig), da det er vigtigt, de passer til præcis DIN virksomheds DNA!

Når man designer et logisk call flow til telefonen med ventemusik samt kø- og velkomstbeskeder , er man nødt til at designe sit flow på en måde, så man minimere omveje i systemet, der ikke giver værdi – hverken for dig eller for dine kunder. Navigationen i dit flow skal være klar, kort, logisk og præcis uden forhindringer og “loopes”. Samtidig skal du via evt. kømusik og købeskeder få ventetiden til at føles kort – fx. ved at vælge det rigtige ventemusik og kombinere det med relevante speaks til annonceringer eller “voice prompts“, som at spørge efter ordrenr. eller lignende.

Idéer til at opbygge telefonhilsner og andre beskeder

Introduktion

Vi har i fanebladende her samlet nogle eksemper på telefonsvarer-besker til dig, som du måske kan bruge som inspiration, når du skal designe dit eget callflow

International Phone IVR Examples

1. Velkomstbeskeder

Velkomstbeskeder

Velkommen til Telefonsvareren.dk
For at stille dig direkte igennem til den afdeling, du skal snakke med, får har du nu følgende valg.
For salg, tryk 1
For bogholderiet, tryk 2
For …. , tryk 3
…eller for personlig betjening, tryk 9
Hvis du vil høre denne besked igen, tryk 0

Hejsa… og velkommen til Telefonsvareren.dk.
Vi vil glæde os til at betjene dig, og stiller dig nu igennem til vores første ledige medarbejder. Hæng på, og vil stiller dig om.

Nat- og weekendsvar

Velkommen til Telefonsvareren.dk
Vi har desværre lukket. Vores normale åbningstider er alle hverdage fra kl. 8.30 til 16
I mellemtiden er du mere end velkommen til at besøge vore hjemmeside på 3x w FIRMANAVN dk, hvor du kan læse om vores ydelser og bestille online. På hjemmesiden kan du også læse, hvordan du kan returnere dine varer.
Tak for din opringning.

Hejsa… og velkommen til Telefonsvareren.dk.
Åhh nej… Du kom ikke igennem… men fortvivl ikke, for vi er tilbage igen den førstkommende hverdag fra kl. 8.30.
I mellemtiden er du velkommen til at tage et smut forbi vores hjemmeside på 3x w FIRMANAVN dk.
Tak for din kald – og ha’ det godt så længe…!

Feriesvar

Velkommen til Telefonsvareren.dk
Vi har desværre lukket pga ferie. Du kan se på vores hjemmeside, hvornår vi er tilbage igen – og ellers er vores normale åbningstider alle hverdage fra kl. 8.30 til 16
I mellemtiden er du mere end velkommen til at besøge vore hjemmeside på 3x w FIRMANAVN dk, hvor du kan læse om vores ydelser og bestille online. På hjemmesiden kan du også læse, hvordan du kan returnere dine varer.
Tak for din opringning.

Hejsa… og velkommen til Telefonsvareren.dk.
Åhh nej… Vi er taget på ferie – og det hele er lukket ned… På vores hjemmeside på 3x w FIRMANAVN dk kan du se, hvornår vi er tilbage.
Tak for din kald – og ha’ det godt så længe…!

2. Købeskeder

Alle linjer er optaget

Alle linjer er desværre optaget. Vent venligst, og vi besvarer dit opkald hurtigst muligt.

Øv….. Vi har virkelig travlt, og ka’ ik’ ta’ telefonen lige nu – men vær’ sød at hænge på lidt endnu, for dit opkald er virkelig vigtigt for os.

Du er nu i kø som nummer 2. Vi besvarer dit opkald, så snart vi kan.

Vi er stadig optaget – tak for din tålmodighed.

Endelig… du er nu den første i køen – lige om lidt er det din tur.

3. Tale Prompts

Andre nyttige beskeder at huske på

Tak… du har nu trykket 1, og du bliver nu stillet videre til vores næste ledige medarbejder i salgsafdelingen.

Hvis du ønsker, vi skal ringe dig op, så tryk X

Indtast venligst det telefonnr. vi skal ringe tilbage på – og afslut med #

Hvis du vil indtale en besked til os, så tryk X

Indtal venligst en kort besked med dit navn og nummer, så ringer vi tilbage, så snart vi kan. Du kan starte efter tonen, og når du er færdig, skal du bare lægge røret på.

Vær opmærksom på, at alle kald optages til intern brug.

4. Annonceringer

Annonceringer

Vil du høre om vores aktuelle kampagnetilbud? Så besøg vores hjemmeside på www.Telefonsvareren.dk

Vidste du, at vi netop har åbnet to nye kontorer? Det ene i Berlin – og det andet midt i London…!

Vi ved godt du har ventet ret længe nu… Men som plaster på såret gi’r vi dig 10% rabat, hvis du handler online i denne måned? Tjek vores hjemmeside og skrive koden “telefon-iu7” som indløsningskode. Så trække vi rabatten fra til dig. ….det er det, vi kalder service!

Vidste du, at vi i øjeblikket har 15% rabat på alle vores lækre fotobøger…? Tjek det på www.Fotobog.dk

Eks. fra Planetariet – Der afspilles info-beskeder for hver 20 sekunder, man venter i kø:
Vidste du, at stjerner lyser fordi de er tunge nok til, at der sker fusion i deres indre. Jo tungere en stjerne er, desto varmere er den, og desto mere blåt lys udsender den. Er den derimod lettere, og dermed mindre varm, vil den hovedsageligt udsende rødt lys.

Eks. fra et logistik-firma – Der afspilles info-beskeder for hver 20 sekunder, man venter i kø:
Vidste du, at vi hver eneste dag i gennemsnit leverer XX tons gods ud fordelt på XX pakker..?

Måske tænker du – “Men vi har jo intet interessant info til vores kunder”…men fakta er, at det, der for jeres virksomhed virker som “logisk” og “almen viden”, er fordi I kender alle informationerne… men faktisk er det overfor jeres kunder med til at gøre ventetiden kortere, samtidig med, at den info I videregiver, gør at kunderne ikke føler, de spilder tiden. Samtidig brander I jeres virksomhed positivt…!

BESTIL allerede i dag!!!

Mål
Først skal du definere målet med dit telefonsystem. Skal det være en direkte service for dine kunder? …eller er det bare et nødvendigt redskab?
Stil
Hvordan er din virksomhed? Seriøs B2B, helt “nede på jorden”, altid et smil, ungdommelig etc – Hvilket signal vil du give til dem, der kontakter virksomheden?
Stemmetype
Det er vigtigt du bestemmer, hvilken voice over /stemmetype, der skal repræsentere din virksomhed… for hver eneste stemme har sit eget præg og unikke lyd – sin egen “DNA” …ligesom din virksomhed har sin egen DNA!
Manuskript
I et godt skrevet manuskript kan du næsten allerede “høre lyden” af den speaker, der viderebringer budskabet. Husk derfor også at forme dit manuskript i talesprog – og ikke i “skrift-sprog”.

Flere eksempler til inspiration

International Phone IVR Examples

Combined Voice Over and Music

Du har også muligheden for at tilføje musik til din købesked. Du sparer ikke kun Koda/Gramex afgift for musikken, men du giver også dine kunder en virkelig professionel oplevelse. Det gør, at ventetiden føles kortere…

Speaks/ Voice over på flere forskellige sprog (fx. Dansk, Tysk, Engelsk, Fransk, Spansk etc).

I dette eksempel, er dansk og engelsk kombineret op telefonbeskeden:

Velkommen til firma X. Vent et øjeblik.
Welcome to company X. For English, press 9. You now have the following options. For Customer Service, press 1. For…

Hilton Copenhangen Airport

Kombineret HERRE og KVINDE stemme

For at give variation og en yderligere positiv oplevelse, er der flere, der vælger at kombinere herre- og kvindestemmer.

Det kan fx. se sådan ud:

(English male) Welcome to company X. Please wait.
(German female) Willkommen bei Firma X. Für Englisch, drücken Sie bitte neun.
(English male) You now have the following options. For Customer Service, press 1 for …..

Husk at der er mange muligheder. Det er kun din egen fantasi og “niveauet af formalitet”, der sætter grænsen.

Her er et eksempel på, hvordan en kombineret mandlig / kvindelig stemme kunne lyde:

Combined IVR with male and female voice

Add an image here…

BESTIL ALLEREDE NU!!